參會人 　　
當你想清楚為什么要開會并選擇開會，接下來就要考慮需要參會的人員了。 　　
是否需要每個人都參加?他們的角色是什么?他們能給會議帶來什么?他們需要使用何種資源來參加會議(可能需要特定登錄技術或翻譯)?參會人會給你帶來怎樣的復雜的問題需要你處理?在這里回顧一下團隊成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。 　　
權力通告 　　
項目啟動會是項目管理過程中更重要，但也是被更容易項目經理忽視的會議。 　　
項目啟動會的主要作用是告知相關人員項目正式啟動，并大體介紹下項目的概況，往往其會議的形式大于會議的實質性內容。很多項目經理，尤其是技術轉管理的項目經理，會認為項目啟動會太過形式主義，從而天然的產生忽視心理。 　　
可在經驗豐富項目經理看來，項目啟動會不僅僅是項目開始的標志，更是借助領導權威，獲取項目管理權力的更佳時機。項目啟動會不僅要開，還要越隆重越好;項目相關人員來得越全越好;領導來得越大越好;支持項目的口號喊得越響越好。 　　
項目啟動會，是項目經理掌控權力的第一步，也是更重要的一步，所有項目經理都要慎重對待。 　　
情境 　　
你首先要考慮的是會議是否合適和有必要。 　　
大多數虛擬團隊的工作都是在會議之外，使用協作工具進行的。虛擬團隊的會議是相對復雜的，特別是當參會人跨多個時區、多種語言、不同文化和不同代際的時候。雖然會議可以讓參會人員更好地互相了解，并實時互動，但并不是每種類型的工作都需要通過會議完成。